Меньше слов, больше дела: как ускорить коммуникацию на 250%, а разработку на 50%

Ничто не увеличивается так незаметно, как количество коммуникации c заказчиком. С одной стороны, это значит, что сотрудничество развивается, клиент готов отдавать нам больше задач в работу, а релиз близко. Но с другой стороны возникает риск, что коммуникация, начинает занимать больше времени, чем сама разработка. И то, на что раньше уходило две недели, теперь нужно три. А в будущем последствия могут быть критическими – например, релиз будет серьезно задержан. Зачем такое допускать?

Мы уже девять лет занимаемся тестированием, поэтому такие ситуации видим заранее. И применяем эффективные инструменты управления проектами. Например, матрицу RACI. Но обо всем по порядку.

Как коммуникация может тормозить процесс?

Как в нашем случае вышло так, что рост коммуникации, без изменения полномочий, мог привести к неэффективной работе команды и замедлению процессов?

Наше сотрудничество с крупной страховой компанией длится уже больше двух лет. Из них последние полгода мы успешно разрабатываем для клиента автотесты. С учетом специфики задачи в проекте сформировалась команда из трех автоматизаторов – одного ведущего и двух младших специалистов.

Ситуация была комплексной и на нее повлияло два фактора. С одной стороны, из проекта ушли «ручные» тестировщики, которые общались с клиентом, и вся коммуникация перешла на ведущего автоматизатора. С другой стороны, младшие специалисты были недостаточно опытны, чтобы решать некоторые задачи напрямую.

Количество задач в проекте увеличивалось – приходилось общаться с большим количеством разработчиков на стороне заказчика. В итоге ведущий сотрудник «оказался между двух огней» – нужно было больше общаться с заказчиком, но он не мог делегировать часть своих задач другим.

Как ускорить работу/тестирование при росте объема задач?

Оценив ситуацию и сделав вывод, что наш ведущий автоматизатор перегружен, мы начали поиск оптимального инструмента для делегирования полномочий и распределения ответственности. Нам подошла матрица RACI.

Что такое матрица RACI? Это удобный и наглядный инструмент для проектирования и планирования изменений в полномочиях и задачах команды. Её еще называют матрицей ответственности.

Название RACI сформировалось как аббревиатура из четырех ролей, которые нужно распределить в команде:

R – Responsible (исполняет задачу);

A – Accountable (несет ответственность);

C – Consult before doing (консультирует до исполнения);

I – Inform after doing (оповещается после исполнения).

Какие важные нюансы нужно учитывать при построении матрицы RACI, исходя из нашего опыта?

  1. Необходимо выписать все 100% задач и активностей, которые выполняются в команде. Только так возможно увидеть узкие места и принять меры. Поэтому при обсуждении должна присутствовать вся команда проекта.
  2. Каждая активность обязательно должна иметь роли “Ответственного” и “Исполнителя”. Иначе либо задачу некому выполнять, либо не с кого спросить результат. Это кажется логичным, но на практике при составлении матрицы RACI оказывается не всё так просто.

Составив матрицу RACI по текущей ситуации в проекте, мы наглядно убедились, что ведущий автоматизатор перегружен задачами и отвечает за большой объем работ на проекте. При этом он не может выполнять действительно важные задачи, так как часто отвлекается на текучку и коммуникации с разработчиками заказчика.

Что делать в такой ситуации? Делегировать полномочия!

Мы перераспределили часть задач ведущего автоматизатора на младших специалистов. По факту они могут выполнять любые его обязанности, просто пока не так быстро. Младшие специалисты включились в такие задачи:

  • запуск автотестов на ферме;
  • анализ прогона автотестов на ферме: постановка задач на исправление автотестов, проставление статусов в TestRail;
  • выборка тест-кейсов на автоматизацию и постановка задач по ним;
  • консультирование сотрудников заказчика.

Кажется, что можно было сделать это и без RACI, но именно ее наглядность и точность позволяет провести трансформацию максимально эффективно. Потому что в матрице детально видно, за что именно человек отвечает и что делает. И очень просто провести декомпозицию матрицы, собрав этот «кубик Рубика» с правильным, а главное нужным узором.

Да, в этой ситуации нам немного повезло, что ведущий автоматизатор продержался в роли «Атланта» ровно столько, сколько понадобилось младшим специалистам, чтобы набраться опыта. И на вопрос «ребят, человек загружен, а вы уже достаточно круто прокачались, давайте расти дальше?», было легко получить положительный ответ.

После перераспределения задач, у нас ушла неделя на обучение сотрудников и их погружение в задачи. Но эти затраты времени себя оправдали.  Команда начала работать эффективнее и быстрее. Улучшились не только качественные показатели, которые можно измерить, вырос профессиональный уровень сотрудников.

Что мы получили?

Результаты внедрения матрицы RACI порадовали и нас, и заказчика:

  1. Вместо 50 часов, затраченных на коммуникации в декабре, в январе мы потратили всего 14 часов. Старший автоматизатор снова занимался своей основной работой, потому что коммуникация ускорилась на 257%.
  2. Скорость разработки автотестов у старшего автоматизатора увеличилась на 50%! Вот, что бывает, когда человек занимается любимым делом и не переживает, что ничего не успевает.
  3. Младшие сотрудники прокачали новые профессиональные навыки и выросли. Ребята начали разбираться в новых модулях и автотестах.
  4. Старший автоматизатор получил важные навыки делегирования задач и ответственности.
  5. Прокачанные сотрудники стали взаимно дополнять и подстраховывать друг друга – мы получили более эффективную команду в комплексе.
  6. Мы нашли и опробовали новый инструмент, который повысил эффективность коммуникации в наших проектах на 30-50%.
  7. Получили очередного довольного клиента, оценившего ускорение процесса разработки и отсутствие авралов на проекте.

Заключение

Один из основных принципов построения и анализа матрицы RACI звучит так: «если у одного сотрудника в таблице слишком много ролей R или А, то стоит пересмотреть его обязанности – действительно ли сотрудник должен отвечать за такое количество задач или выполнять такое количество работы?». Эта фраза звучит логично и без матрицы, правда?

В этом и заключается главная идея – RACI всего лишь инструмент. Эффективный, но один из множества, который можно применять для организации работы команды в IT-компаниях. Главное – это результат, который дает внедрение матрицы. В нашем случае мы не допустили развития критической ситуации в работе, спасли сотрудника от возможного выгорания в будущем и ускорили разработку автотестов.

Не думайте, что наши наработки мы применяем только в тестировании. Отдел разработки поделился матрицей RACI с маркетологами и смотрите, как они адаптировали её для контроля многоэтапного процесса подготовки и участия экспертов ЛК в IT конференциях по всему миру.

Кстати, ближайший наш доклад пройдет 26 апреля в рамках первого дня VIII Международной IT-конференции «Стачка 2019» — смотрите детальную информацию по ссылке и приходите послушать.

И делитесь своим опытом — какие инструменты и методики вы использовали для IT-менеджмента и с какими подводными камнями сталкивались? Свой фидбек оставляйте в комментариях в блоге и наших соц. сетях.

Об авторе

Редакция сайта

Поиск
Облако меток
8 марта (1)api (5)Game of testers (1)kpi (1)kpi в тестировании (1)postman (1)Quality lab. Meetup (2)regress тестирование (1)rest api (2)scrum (1)scrumban (1)smoke тестирование (1)soap api (1)sqa days (1)TDD (2)UX-экспертиза (1)won't fix (1)А/Б тестирование (1)День дарения книг (1)День защитника Отечества (1)День рождения ЛК (1)День смеха (1)Мероприятия (2)Опрос (1)ПОИНТ (3)Приёмочное тестирование (1)РИТ (1)Эльбрус (1)Юмор (2)автоматизация тестирования (5)аудит (2)аудит тестирования (2)аутсорс (2)баги (4)банковские приложения (1)вакансии (5)варианты использования (1)веб-приложения (1)веб-тестирование (2)верстка (1)галеры_qualitylab (1)граничные значения (1)дедлайн (2)диаграмма Исикавы (1)дополнительные материалы (3)ежемесячный отчет (13)интернет-магазин (1)исследовательское тестирование (2)коммуникации (4)конфликты (2)кроссбраузерное тестирование (1)курсы для тестировщиков (2)лаборатория качества (21)лайф-хаки (3)локализация (1)медицинское ПО (1)международные проекты (1)метрики (3)модель ситуационного лидерства (1)мотивация (3)новый год (2)обеспечение качества (10)обучение (8)оптимизация тестирования (13)оффлайн тренинги (1)поздравление (1)поздравления (6)пользовательские истории (1)пример (2)проблемы (2)проектные риски (1)проекты (4)процесс тестирования (25)развитие команды (6)разработчики (1)распределенная команда (3)решения (3)ритейл-приложения (1)собеседование (1)специализация (2)с чего начать (2)тест-анализ (2)тестирование (46)тестирование безопасности (3)тестирование мобильных приложений (2)тестирование серого ящика (1)тестирование требований (1)тестирование черного ящика (1)тестировщики (10)тестовая документация (1)тестовое покрытие (1)тесты (1)техники тест-дизайна (1)требования (1)удобство использования (2)управление проектами (4)управление рисками (1)успехи (4)целевая аудитория (3)юзабилити (3)
Получите совет