“Зачем мне нужен аудит, если я и так знаю о проблемах?” — так о своем бизнесе думает далеко не единственный заказчик. Но, на самом деле, такое убеждение — ложное.
Представьте себе: вы — владелец компании. В какой-то момент вам начинает казаться, что процесс разработки и поддержки ПО протекает неэффективно. Вы начинаете экстренно принимать меры: меняете команды разработчиков, устанавливаете точные и более жесткие сроки выполнения задач, ставите все текущие проекты на собственный контроль… А результата как не было, так и нет.
Именно в этот момент вам просто необходим взгляд со стороны. Взгляд на проблему под другим углом, который может спасти ваш бизнес. Это и называется аудит.
Начнем с понятия
Аудит — это независимая проверка и оценка деятельности компании экспертами в той же области. Проще говоря, это взгляд со стороны опытного специалиста на то, чем занимается организация.
Не в каждой компании принято впускать в свои процессы сторонних экспертов. Однако опытные менеджеры проектов знают, что проблему редко удаётся решить эффективно, не прибегая к мнению третьих лиц. В большинстве случаев выходит так, что в компании нет возможности даже выявить проблему без посторонней помощи. Именно тогда и следует всерьёз задуматься об проведении аудита.
А зачем нам это нужно?
На самом деле, цель аудита относительно проста – разобраться с тем, что в процессе разработки работает хорошо, что работает плохо, а также разработать алгоритм создания и изменения продукта при эффективном использовании ресурсов для выпуска качественных версий.
Теперь разберемся с этапами процесса проведения аудита:
- Анализ этапов процесса разработки
- Определение позитивных факторов в процессе разработки
- Определение неэффективных факторов в процессе разработки
- Определение рисков на каждом этапе с целью минимизировать их с помощью инструментов риск-менеджмента
- Составление списка ключевых регламентов и приведение их к единому виду
- Разработка поэтапного и эффективного процесса создания и изменения продукта
Для реализации этих этапов следует выполнить еще несколько шагов:
- Ознакомиться с проектом и проанализировать его
- Пообщаться с основной командой разработчиков
- Узнать, как работают смежные команды внутри компании
- Определить, как работают подрядчики на аутсорсе
- Выявить конфликты и неоптимальные решения, предложить изменения и доработать их вместе с командами
- Создать новые регламенты и разработать дорожную карту релиза
Детальное исследование специфики бизнеса заказчика поможет максимально точно выявить существующие проблемы и создать всевозможные пути для их устранения.
Проводим работу над ошибками
Итак, к проведению аудита все готово. Теперь узнаем, как выглядит сам процесс:
1. Назначаем ответственные за IT-процессы лица. Среди них будут такие профильные специалисты, как: аналитики, разработчики, тестировщики, руководители, тим-лиды и т.д.
2. Назначаем поставщиков IT-услуг, аутсорсеров, аутстаферов, участников и пользователей IT-процесса (когда таковые имеются).
3. Оцениваем степень интеграции IT-процессов в конкретные планы и управленческие механизмы компании.
4. Оцениваем действия всех участников IT-процессов.
5. Анализируем документацию по проектам, связанным с инфраструктурой IT-компании.
6. Анализируем данные в информационных системах в зависимости от рода проведения аудита.
7. Формируем детальный отчет о состоянии IT-процессов в компании с применением разных методик.
8. Формируем пакет рекомендаций по устранению негативных явлений в IT, необходимой модернизации и возможной оптимизации.
Во время аудита важно использовать инструменты, которые позволят достичь целей. Таких инструментов — великое множество, но выбираются они под конкретного заказчика в зависимости от множества факторов.
Рассмотрим базовые инструменты, применяемые при проведении аудита:
- Интервью, взятое у специалистов
- Анкетирование
- Инструменты ТОС (теория ограничений)
- Инструменты бережливого производства Lean (Кайдзен и пр.)
- Диаграммы Исикавы, Парето
- Инструменты взаимодействия с членами команды
- Документы, регламенты
- Метрики эффективности
- Ретроспективы
- Контрольные листки, стратификация данных
Соблюдение технологии проведения аудита во многом связано с порядком использования инструментов, о которых мы говорили выше. Порядок, по которому должен работать аудитор, позволяет эффективно проводить проверку и выявлять несоответствия по процессам, системе качества или результатам работы.
Четкая работа — четкий итог
Аудит процесса тестирования ПО позволяет заказчику сэкономить собственное время и ресурсы своих сотрудников, улучшив качество своего бизнеса. Слаженная работа компетентных специалистов поможет владельцу бизнеса выявить точки роста предприятия, устранить нарушения и оптимизировать деятельность.
Помните и об этом:
- Взгляд со стороны – это важно, так как аудит – это серьезный и масштабный процесс.
- Коммуникация – ключ к успеху в любых ситуациях, начиная от личных отношений и заканчивая сложными бизнес-процессами.
- Четкие параметры сравнения упрощают работу. Принимать решения проще, когда вы сравниваете одни и те же показатели или оцениваете сотрудников по одинаковым параметрам.
Приводим конкретные примеры
Думаем, что с теорией мы разобрались достаточно — пора переходить к примерам из нашей практики. Ниже вы можете ознакомиться с реальными заказчиками, которым мы в свое время предоставляли услуги аудита.
Медицинский центр
Какие работы провели:
Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями
Какой результат получили:
- Сформирован стратегический и тактический план по внедрению изменений
- Выявлены проблемные места в процессах
- Реализован план по внедрению изменений и повышению эффективности
- Исключен базовый конфликт между заказчиком и подрядными организациями в составе холдинга
- Сократилось в два раза количество ошибок на проде
Компания-разработчик программного обеспечения для банков
Какие работы провели:
Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями, управление взаимоотношениями с заказчиками, обучение руководителей и специалистов Agile управлению требованиями, тестированию
Какой результат получили:
- Сформирован стратегический и тактический план по внедрению изменений
- Выявлены проблемные места в процессах
- Повышена лояльность клиентов
- Увеличились доходы
- Снизилось число проектов с отставанием сроков
- Сократилось в три раза количество ошибок на проде
Государственная компания
Какие работы провели:
Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями, управление взаимоотношениями с заказчиками, поставка и внедрение программного обеспечения для поддержки жизненного цикла разработки ПО
Какой результат получили:
- Разработаны и усовершенствованы системы управления жизненным циклом программных средств с использованием международного опыта
- Выстроена эффективная схема взаимодействия с подрядными организациями
- Выданы рекомендации по улучшению взаимодействия бизнес-заказчика и подразделений разработки
- Сократилось время отставания в выпуске релизов на 30%
- Сократилось на 25% количество ошибок на проде
Заключение
Аудит — очень важный процесс для любого бизнеса. В результате проведенных работ можно увидеть проблемные места, которые невозможно отметить без взгляда со стороны. По окончанию выполнения всех работ к владельцу бизнеса приходит понимание того, как настроить процесс так, чтоб он не требовал постоянного контроля, а все при этом делалось в срок и без раздутых бюджетов. Аудит позволяет приобрести новые знания и навыки, а также эффективные инструменты контроля за разработчиками, без стресса и постоянной замены команд. Но самое главное — аудит помогает компании найти точки роста.
Хотите узнать, какой эффект будет от аудита вашего проекта? Свяжитесь с нами, и мы подробно ответим на все ваши вопросы. До скорых встреч!
