Любая система предназначена для решения каких-либо задач. Как правило, она значительно упрощает работу, сокращая время на ее выполнение. Проще всего автоматизировать рутинные процессы: монотонную работу, которую легко можно поручить машине-роботу. Как раз об этом мы с вами и поговорим в этой статье.
Давайте разберемся вместе, что же такое система управления проектами, чем она отличается от информационной системы и в чем состоит ее истинное предназначение.
Что такое система управления проектами?
Говоря о системе управления проектами (сокращенно — СУП), не стоит забывать еще об одном важном термине — информационная система управления проектами (ИСУП). Чтобы понимать основные различия между этими системами, давайте остановимся подробнее на каждом понятии:
- Система управления проектами (СУП) — набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в компании и помогают повысить эффективность их реализации.
- Информационная система управления проектами (ИСУП) — программное обеспечение, используемое для планирования проектов, распределения ресурсов и управления изменениями.
Таким образом, СУП может существовать отдельно от ИСУП, но не наоборот. ИСУП бесполезна без СУП: изначально в организации должны быть определены правила принятия решений, которые уже в дальнейшем будут автоматизированы. Теперь, узнав об отличиях этих систем между собой, давайте рассмотрим их применение на практике.
Для чего нужна система управления проектами (СУП)?
Представьте себе вашу любимую настольную игру. Вот, вы как обычно садитесь за стол вместе с друзьями, раскрываете коробку, раскладываете игровое поле, карточки и фишки. И, начиная играть, каждый из вас уже понимает, каким правилам вы будете следовать. Еще перед самой первой игрой вы внимательно изучили все эти правила, запомнили их и теперь применяете на практике. Безусловно, вы иногда возвращаетесь к ним, если о чем-то забыли, либо в каких-то спорных моментах. Но вы точно знаете принцип игры: зачем вы это делаете, чего хотите достичь в итоге и каким способом. Тот же самый принцип заложен в системе управления проектами.
СУП нужна для того, чтобы все сотрудники понимали, как планировать, выполнять и анализировать текущие проекты, по аналогии с правилами настольной игры. Надеемся, что этот простой пример помог вам разобраться с понятием СУПы еще глубже.
Для чего нужна информационная система управления проектами (ИСУП)?
Снова рассмотрим пример с настольной игрой. У вас есть правила игры и все сопутствующие элементы в бумажном варианте. Но представьте, как было бы здорово, если бы эта игра была автоматизирована. Например, бумажные правила заменили бы электронные, в которых по поиску можно было бы легко найти нужный пункт. Или вам больше не пришлось бы подсчитывать очки вручную, чтобы определить победителя, записывая их карандашом на салфетке: программа делала бы это за вас после каждого пройденного тура. Удобно, правда?
Вот, именно такую систему и представляет из себя ИСУП — автоматизация уже имеющейся базы данных, позволяющая свести к минимуму или даже исключить полностью человеческий фактор, и упрощение работы пользователя со всем объемом информации.
Какие функции важны для информационной системы управления проектами?
Чтобы понимать, чем именно вам будет полезна ИСУП, необходимо четко представлять ее функционал. Принято выделять следующие ключевые функции ИСУП:
- Планирование проектов. Конечно, можно составить план проекта вручную, неоднократно переписывая и переделывая готовую структуру. Но гораздо удобнее и проще корректировать уже имеющийся план, разработанный не человеком, а программой.
- Возможности анализа прошлого опыта. Без анализа опыта мы не заметим взаимосвязи между нашими действиями и результатом и будем наступать снова и снова на одни и те же грабли.
- Сводная и агрегированная информация. Простые метрики, прогнозы и рекомендации для принятия решений лучше, чем долгая медитация над графиком расписания проекта и расчетом отклонений.
- Возможность учета ресурсных ограничений. Чаще всего у организации присутствуют ограничения по ресурсам. Это значит, что нужно выстраивать свою работу так, чтобы получить максимальную прибыль с уже имеющимися у компании средствами.
- Возможность посмотреть на ситуацию под другим углом. Иногда такая необходимость, действительно, возникает. Особенно в те моменты, когда нужно увидеть какую-то принципиально новую информацию о проектах и ресурсах.
- Сквозная информация и интеграция. ИСУП может быть реализована не одной программной системой, а несколькими: например, то, что предназначено инженеру, не подходит менеджеру, и наоборот. Однако в некоторых случаях это может быть универсальная интегрированная система, в которой руководитель самостоятельно принимает все решения.
- Фокусировка на важном. Хорошая ИСУП должна помогать принимать решения не только на стратегическом и тактическом уровне, но и в рамках каждого дня. Она должна отвечать, к примеру, на такие вопросы: «Какие задачи стоят передо мной сегодня?», «Что мне необходимо сделать завтра?» и т.п.
Думаем, мы смогли убедить вас в значимости информационной системы управления проектами для бизнеса: удобство пользования этой системой кроется в ее широком функционале.
Итоги и выводы
Итак, мы с вами убедились в том, что СУП и ИСУП — две взаимосвязанных системы. Система управления проектами представляет собой перечень определенных правил, которых следует придерживаться всем ее участникам. А информационная система управления проектами позволяет свести к минимуму человеческий фактор и автоматизировать или, иначе говоря, упростить рутинные и монотонные процессы, доверив их выполнение роботу. Таким образом, для максимально продуктивной работы необходимо внедрять в проекты сразу две системы — СУП и ИСУП. Только в этом случае вы можете ожидать в итоге максимально положительный результат.
