Тема импортозамещения не теряет своей актуальности и по сей день. Подстраиваясь под нынешние условия, многим бизнесменам и руководителям проектов пришлось столкнуться с необходимостью перехода на отечественную базу знаний, попрощавшись с импортной навсегда. В этой статье мы на конкретном примере расскажем о том, как легко и непринужденно перейти на новую базу знаний, не превращая этот процесс в рутинный.
Шаг 1. Поиск российского аналога
Не всем руководителям нужны большие корпоративные базы знаний и уж тем более не каждый из них выдвигает к ней массу требований. В этом случае на рынке существуют продукты, перейти на которые можно с помощью простого Copy/Past. Они легки в понимании и не потребуют от вас дополнительных затрат и усилий.
Однако при наличии большого количества материалов в базе данных необходимо брать в расчет только специализированные решения, которые, действительно, упростят вашу работу, не замедляя рабочий процесс. База знаний InKnowledge — один из самых удачных примеров таких решений.
Шаг 2. Аудит текущей базы знаний
Провести аудит — значит, заранее подготовить материалы к переносу, чтобы не разбираться с неструктурированной кучей материалов в новой системе. При проведении аудита проверяются следующие параметры:
- структура: правильность составления, соответствие содержимого названиям страниц, соответствие привязки дочерних страниц к родительским, отсутствие дублирования информации на разных страницах;
- контент: детальная проверка содержимого на актуальность. Глубина аудита контента индивидуальна для каждого пользователя;
- плагины, которые использовались при создании страниц: проверка на актуальность и необходимость переноса тех или иных плагинов;
- другая информация: проверка оставшихся файлов, которые будут перенесены в новую систему: дубли, архивы, черновики, корзина, устаревший и ненужный контент и т.д.
Иногда новая структура заранее создается в старой базе знаний. Однако в случае с InKnowledge в этом нет необходимости: имеющуюся структуру можно будет легко скорректировать уже в новой системе.
Шаг 3. Подготовка места для старых материалов
Приведем подробную инструкцию о том, как перенести в новую базу файлы, сохранив их иерархию:
- открываем InKnowledge, добавляем в него новый пустой раздел. Можно назвать его «Миграция контента из Confluence». Он абсолютно чист, не имеет ни материалов, ни фильтров — идеальное место для начала миграции;
- возвращаемся в Confluence, где находится наша текущая база знаний, при необходимости редактируем ее. Обращаем внимание на структуру: она будет в точности перенесена в новую базу знаний;
- копируем в своем профиле учетные данные, домен и API токен и переносим в новый раздел.
Готово! Теперь все ваши данные будут сохранены здесь в структурированном и привычном для вас виде.
Шаг 4. Нажатие волшебной кнопки
Все, что мы скопировали в профиле Confluence, вставляем в нужные поля нашего инструмента, и жмем на кнопку “Перенести контент”. Наблюдаем, как происходит магия: все страницы поочередно переносятся в InKnowledge.
Шаг 5. Смотрим на результат
Итак, что же у нас получилось? Весь перенесенный контент теперь отображается в новой базе знаний. Для того, чтобы первое время вам было проще ориентироваться, в базе знаний создан специальный виджет (публикатор), который отображает структуру страниц Confluence и аналогично выводит содержимое.
Возможно, что пользоваться им вы будете только первое время. В дальнейшем знания будет удобнее разделить, например, по тематическим разделам, спискам контентов или разным пространствам.
Шаг 6. Наводим красоту и чистим перышки
На этом этапе процесс переноса данных завершается. Остается лишь привести в порядок уже имеющуюся информацию, а именно:
- создать свою ролевую модель и распределить права доступа;
- привязать контенты к тегам и фильтрам;
- создать новые тематические разделы и выбрать, какие части старой структуры будут на них выводиться;
- создать новые типы контента и шаблоны под задачи — скрипты, карточки товаров, омниканальные статьи и прочее;
- проверить работу поиска — быстрые ответы, подсказки, поисковые сниппеты, исправление ошибок в поисковых запросах;
- попробовать пересобрать интерфейс под то, что больше нравится — открыть набор доступных виджетов и посмотреть, что будет полезным;
- посмотреть аналитические дашборды, которая система уже начала рисовать.
Советуем вам не пренебрегать последним шагом в проделанной работе: проработав все вышеперечисленные пункты, вы обеспечите ваших сотрудников полноценной функциональностью, а, значит, улучшите качество рабочего процесса и его результата.
На перспективу
Ну, а сейчас — самое время узнать о том, какие еще преимущества помимо миграции имеет InKnowledge:
- Поиск. Морфологический поиск, поиск по синонимам, поиск при неправильной раскладке, автопродление поисковых запросов, поиск с ошибками/опечатками, показ поисковых снипппетов и т.д.
- Интерфейс. Создается из набора виджетов, что позволяет видоизменять тематические страницы. Кроме самого контента на них можно добавлять такие виджеты, как Избранное, Новости, Популярные контенты, Опросы и т.д. Виджеты можно менять местами, а также настраивать на показ в зависимости от темы и прав доступа.
- Ролевая модель. Подразумевает гибкое разделение на функциональные роли (Пользователь, Редактор Администратор) и организационные роли (например, задавать права доступа в зависимости от принадлежности вашего сотрудника к тому или иному отделу в компании).
- Аналитика. Просмотр аналитической отчетности о работе пользователей с контентом.
- Мультиязычность. Представление одной статьи на разных языках.
- Мультисайтовость. Неограниченное количество отдельных «пространств», управление которыми происходит из одного места.
- Интеграции. Встройки в CRM-системы, Service Desk, подключение чат-ботов и роботов к материалам базы знаний.
- Омниканальность. Размещение материалов из базы знаний на сайте, в мобильном приложении и других источниках без дублирования. Распределение прав показа содержимого статьи (например, сотрудник компании будет видеть всю статью целиком, а клиент на сайте — только публичную часть этой статьи) и прочие функции, которые упрощают работу с имеющимися знаниями.
Пожалуй, не стоит забывать еще об одном неоспоримом плюсе базы знаний InKnowledge. Она находится в реестре отечественно ПО, успешно выполняет свои задачи в банках, страховых и ИТ компаниях и не подвержена рискам. Желаем вам успехов в работе с InKnowledge!
