Планирование ресурсов проекта, — пожалуй, самое сложное на этапе подготовки самого проекта. Бывает так, что даже самый идеальный проектный план сталкивается с суровой реальностью, итогом которой становятся нескончаемые задачи и сорванные дедлайны. Именно поэтому в этой статье я расскажу о главной причине подобных неудач и, что главное, открою секрет, как избежать подобного исхода дел.
Рассмотрим ситуацию
Думаю, многим руководителям проектов до боли знакома подобная ситуация:
В ходе выполнения задач руководитель проекта Иван Анатольевич вдруг понимает, что прогресс в работе сотрудников невелик, а, значит, есть угроза срыва сроков сдачи проекта. Обращаясь к проектному менеджеру Андрею, он пытается выяснить, в чем же причина такого сильного запоздания. Иван Анатольевич хорошо помнит, что Андрей обозначил срок выполнения задач на ближайший понедельник. Однако теперь менеджер отвечает иначе: “Мы планируем сдачу проекта не ранее, чем в следующем месяце. А, может быть, и вовсе в конце квартала.” Иван Анатольевич зол и растерян: “Как же так? Что я теперь скажу заказчикам? И как мне быть со своими сотрудниками?”
В обычной жизни исходов у этой ситуации всего два: либо руководитель проекта экстренно жонглирует сроками проекта и наспех корректирует рабочий план, либо проектный менеджер остается без обеда и выходных на неопределенный срок, пока не завершит задачу. Как правило, более популярен именно второй вариант. Грустно, правда? Давайте будем разбираться вместе, что в этой схеме не так.
Почему так происходит?
На самом деле, причина очень проста. И кроется она в этапе планирования нагрузки. Большинство руководителей не вполне адекватно оценивают время, которое потребуется сотруднику для сдачи проекта. Они не учитывают ни уже имеющуюся нагрузку подчинённого, ни специфику нового задания. Почти каждая задача, стоящая перед сотрудником, содержит массу нюансов и необходимых уточнений, и поэтому для ее решения требуется большее количество времени. Но, к сожалению, далеко не каждый руководитель понимает это.
Бывает и так, что распределением нагрузки занимается непосредственный руководитель подчиненного. В таком случае дела, конечно, должны обстоять лучше, но на практике это большая редкость.
Был на моей памяти один курьезный случай в тему. Руководитель подразделения сильно увлекся планированием задач между своими сотрудниками. При чем настолько сильно, что у одного из них занятость на проекте составила ровно 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.
“А он у вас, случаем, не робот?”, — ехидно заметил я на планерке, увидев график сотрудника.
Максим Петрович недоуменно посмотрел на меня: “Саш, о чем ты вообще говоришь?”
“Да вы взгляните сами на Толину занятость”, — уже со смехом ответил я. “Он у вас хоть спать-то успевает, бедолага?”
В тот момент весь наш отдел был под столом, а Максим Петрович впопыхах принялся корректировать график бедному Толе.
И смешно, и грустно, как говорится. Просто какой-то замкнутый круг, получается. Но должен же быть какой-то выход из ситуации… И, о чудо, — он есть.
Что с этим делать?
Итак, как же быть, чтобы не допустить подобной ошибки?
Еще в начале своей карьеры в качестве руководителя проекта я получил прекрасный совет от своего коллеги: планировать ресурс сотруднику нужно не более, чем на 6 рабочих часов в день, т.е. не более 80% от его рабочей загрузки.
И, как показал дальнейший опыт, это действительно работает. Если вы хотите иметь у себя позитивного, жизнерадостного и производительного сотрудника, то верхняя планка максимальной загрузки должна варьироваться между 70-80% его рабочего времени.
Возможно, кто-то не согласится с этим и скажет что при неполной загруженности сотрудник в освободившееся время будет бездельничать. Однако, это не так.
Вспомните о том, что ваш сотрудник посещает, к примеру, еженедельные совещания. Или он проходит курсы повышения квалификации, на которые вы же, кстати, его и направили. Когда еще ему этим заниматься, если не в рабочее время?
Или, например, ваш подчиненный сменил фамилию или решил сходить в отпуск, и ему необходимо предоставить документы в отдел кадров и бухгалтерию. В какое время он будет решать данный вопрос? Правильное, в часы работы своей компании. Думаем, что таких простых примеров более, чем достаточно.
Делаем выводы
Конечно, каждый руководитель мечтает о том, чтобы объем запланированной работы выполнялся в кратчайшие сроки и с максимально положительным результатом. Но не стоит забывать о таком важном факторе, как человеческий. Не загружайте своих подчиненных выше, чем на 80% от их рабочего времени, и только тогда вы увидите морально здоровых сотрудников, готовых к плодотворной работе на благо вашей компании.
Помните и о том, что при планировании нагрузки стоит учесть занятость сотрудника на других проектах. Тогда в конечном итоге вы получите максимально реалистичное расписание проекта, и это значительно облегчит не только вашу жизнь, но и жизнь вашего сотрудника.
