Ранее в своей статье мы уже подробно разбирали, что такое система управления проектами (СУП), а также в чем ее отличие от информационной системы проектного управления (ИСУП). В этой статье мы рассмотрим, из каких компонентов состоит СУП, разберем, зачем нужны контрольные точки, а также какие ценности и выгоды приобретает компания благодаря наличию системы управления проектами.
Поговорим об ингредиентах
Говоря о системе управления проектами, не стоит забывать о важности корпоративной системы проектного управления (КСУП). Построение КСУП является одной из самых востребованных услуг в сфере проектного управления. Она призвана обеспечить в организации эффективную реализацию всех проектов.
Прежде, чем затрагивать составляющие КСУП, давайте разберемся в понятии.
Корпоративная система управления проектами представляет собой комплекс организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации.
КСУП состоит из нескольких основных элементов:
- методология проектного управления
- проектный офис
- проектный комитет
- система проектной мотивации
- система управления проектными компетенциями (непрерывное обучение и развитие персонала)
- аудит проектной деятельности
- информационная система автоматизации проектной деятельности
Важнейший фактор здесь — человеческий. Сотрудники должны быть подобраны на основе ролевой модели в системе проектного менеджмента. Очень важно, чтобы персонал был обучен и обладал необходимым уровнем компетенций: от верно подобранных сотрудников будет зависеть успех компании в целом.
Подробнее о способах приготовления
Как мы уже говорили, ранее в статье мы останавливались на СУП и ИСУП более детально. Поэтому здесь мы затронем лишь основные аспекты данной темы.
Выделяют три составляющих ИСУП:
- Стандарты реализации проектов
- Органы мониторинга и контроля
- Система поддержания компетенций сотрудников
Поговорим отдельно о каждом ее элементе.
Первый элемент отвечает за стандарты реализации проектов. На этом этапе мы определяем следующие факторы:
- разбираемся с сутью проекта
- узнаем, какие он имеет уровни сложности
- шаблонизируем все процессы
- прописываем основные моменты и правила приемки
Кроме того, отдельно мы описываем процессы управления проблемами и то, как вносятся изменения. На этапе завершения важно зафиксировать документально, как состоится передача результатов, какое влияние оказал проект на компанию с точки зрения бизнеса. В конечном итоге на основе накопленного опыта мы улучшаем все стадии: запуск, реализацию и завершение.
Второй элемент отвечает за то, как должно контролироваться выполнение нашего проекта. В реальности, увы, без контроля сотрудники зачастую не соблюдают необходимые правила. При данном этапе мы описываем процессы регулярного менеджмента, мониторинга, достижения целей и мотивации, а также задаем функции проектного офиса или отдельного сотрудника, который выполняет задачи по поддержанию СУП в работоспособном состоянии.
Завершающий элемент отвечает за обучение сотрудников. Вместе с внедрением ИСУП мы даем компании стандарты управления. Для погружения в единое информационное поле очень важно регулярно обновлять уже имеющуюся базу знаний. Помните о том, что это должна быть не разовая активность, а регулярный ритуал с проверкой знаний.
Объекты управления: для чего в нашем блюде этот продукт?
Еще одна важная составляющая системы проектного управления — объекты управления. Объектами считаются проекты, программы и портфели проектов. Какие же между ними различия?
Проекты нужны для конкретного результата. Программа — это совокупность проектов, которая дает компании выгоду с позиции бизнеса. Портфель же состоит из программ и проектов, управляет бизнесом и служит для достижения стратегических целей компании.
Еще одна важная особенность. В каждом проекте есть определенный жизненный цикл: сбор идей, разработка, реализация и завершение. Основные его участники — это руководители проектов и команды.
При формировании того или иного портфеля проектов у топ-менеджеров и заказчиков на первом месте стоит конкретная задача: грамотный состав портфеля. В этот момент ни первые, ни вторые, как правило, не задумываются о его дальнейшей судьбе. Именно поэтому на данном этапе мы рекомендуем руководителям производить мониторинг каждого такого портфеля, не забывая о возможной необходимости в его корректировке. Бывает и так, что иногда даже эффективнее закрыть проект, нежели продолжать его выполнение и нести убытки. По этой причине старайтесь не допускать подобного исхода в своей компании.
Почти готово
В нашей работы мы привыкли использовать систему контрольных точек: простой и понятный инструмент, с помощью которого можно эффективно выстроить систему мониторинга проектов.
Контрольные точки (КТ) — значимые моменты проекта и зафиксированные сроки их достижения. На уровне высшего менеджмента они нужны, чтобы производить мониторинг результатов.
За каждый этап работы обязан отвечать конкретный человек. При внедрении ИСУП это необходимо зафиксировать для оценки результатов работы: например, конкретная задача, срок ее выполнения, должность исполнителя задачи.
Контрольная точка формулируется в терминах результатов: срок, требование к приемке, кто принимает. Плюсы этого метода в том, что исполнитель понимает, чего от него хотят и может действовать автономно. По КТ можно выстроить мотивацию сотрудников, а, благодаря возможности предупреждения рисков, процесс мониторинга выполнения задач становится в разы удобнее.
КТ могут быть разделены на разные уровни:
- основные — для топ-менеджеров
- второго уровня — более детальные, описывают промежуточные итоги для кураторов
- третьего уровня и далее — с расширением фокуса и увеличением зоны контроля сотрудников. Отчетность и эскалация проблем также работают пропорционально от уровня к уровню
Пробуем и дегустируем
Как построить эффективную систему управления проектами, применяя метод КТ? На практике есть несколько этапов запуска системы управления проектами.
При запуске проектов проектный офис с командой проверяют корректность ключевых результатов, формируют четкие требования, согласовывают план и фиксируют все итоги.
При выполнении работ команда проекта формулирует и декомпозирует задачи, контролируя их состояние. Цель команды проекта — достичь контрольной точки. Проектный офис регулярно проводит мониторинг статусов проектов, локализуя проблемы при их появлении.
Проектный комитет (совещательный орган, состоящий из из топ-менеджеров и руководителей проектов) принимает решения на основе объективно сложившейся картины. Проектный офис корректирует свои планы, учитывая мнение проектного комитета. Часто проектный комитет не решает проблемы, а просто исследует статусы проектов, однако благодаря системе все статусы видны, как на ладони, что ускоряет задачу по принятию решений.
Взаимодействие по КТ, однозначно, приносит выгоду всем участникам проектной деятельности.
При внедрении системы КТ у высшего руководства появляется полная картина по всему портфелю проектов как в целом, так и по отдельным проектам. Команда проекта четко понимает свои промежуточные результаты, может предвидеть потенциальные проблемы, своевременно принимать решения — самостоятельно или с привлечением административного ресурса. Проектный офис делает так, чтобы информация о проекте выглядела одинаково для всех участников.
Спасибо, было вкусно!
Важная часть — завершение проекта. Все материалы и результаты необходимо переместить в специальное хранилище для подведения итогов. Это делается для того, чтобы было понимание о занятости сотрудников, а также позволило сделать выводы и скорректировать определенные правила.
Мы с вами разобрались с особенностями системы проектного управления и теперь смело можем подводить итоги. Метод КТ – основа технологии управления проектами, которая помогает договариваться и фиксировать план, составляет основу мониторинга, формирует мотивацию и гарантирует результат в нужные сроки. Используйте этот метод в своей работе и достигайте только самых высоких результатов!
