Как легко и просто перейти на отечественную базу знаний: подробный чек-лист на примере Confluence и InKnowledge

Тема импортозамещения не теряет своей актуальности и по сей день. Подстраиваясь под нынешние условия, многим бизнесменам и руководителям проектов пришлось столкнуться с необходимостью перехода на отечественную базу знаний, попрощавшись с импортной навсегда. В этой статье мы на конкретном примере расскажем о том, как легко и непринужденно перейти на новую базу знаний, не превращая этот процесс в рутинный.

Шаг 1. Поиск российского аналога

Не всем руководителям нужны большие корпоративные базы знаний и уж тем более не каждый из них выдвигает к ней массу требований. В этом случае на рынке существуют продукты, перейти на которые можно с помощью простого Copy/Past. Они легки в понимании и не потребуют от вас дополнительных затрат и усилий.

Однако при наличии большого количества материалов в базе данных необходимо брать в расчет только специализированные решения, которые, действительно, упростят вашу работу, не замедляя рабочий процесс. База знаний InKnowledge — один из самых удачных примеров таких решений.

Шаг 2. Аудит текущей базы знаний

Провести аудит — значит, заранее подготовить материалы к переносу, чтобы не разбираться с неструктурированной кучей материалов в новой системе. При проведении аудита проверяются следующие параметры:

  • структура: правильность составления, соответствие содержимого названиям страниц, соответствие привязки дочерних страниц к родительским, отсутствие дублирования информации на разных страницах;
  • контент: детальная проверка содержимого на актуальность. Глубина аудита контента индивидуальна для каждого пользователя;
  • плагины, которые использовались при создании страниц: проверка на актуальность и необходимость переноса тех или иных плагинов;
  • другая информация: проверка оставшихся файлов, которые будут перенесены в новую систему: дубли, архивы, черновики, корзина, устаревший и ненужный контент и т.д.

Иногда новая структура заранее создается в старой базе знаний. Однако в случае с InKnowledge в этом нет необходимости: имеющуюся структуру можно будет легко скорректировать уже в новой системе. 

Шаг 3. Подготовка места для старых материалов

Приведем подробную инструкцию о том, как перенести в новую базу файлы, сохранив их иерархию:

  • открываем InKnowledge, добавляем в него новый пустой раздел. Можно назвать его «Миграция контента из Confluence». Он абсолютно чист, не имеет ни материалов, ни фильтров — идеальное место для начала миграции; 
  • возвращаемся в Confluence, где находится наша текущая база знаний, при необходимости редактируем ее. Обращаем внимание на структуру: она будет в точности перенесена в новую базу знаний;
  • копируем в своем профиле учетные данные, домен и API токен и переносим в новый раздел.

Готово! Теперь все ваши данные будут сохранены здесь в структурированном и привычном для вас виде.

Шаг 4. Нажатие волшебной кнопки

Все, что мы скопировали в профиле Confluence, вставляем в нужные поля нашего инструмента, и жмем на кнопку “Перенести контент”. Наблюдаем, как происходит магия: все страницы поочередно переносятся в InKnowledge.

Шаг 5. Смотрим на результат

Итак, что же у нас получилось? Весь перенесенный контент теперь отображается в новой базе знаний. Для того, чтобы первое время вам было проще ориентироваться, в базе знаний создан специальный виджет (публикатор), который отображает структуру страниц Confluence и аналогично выводит содержимое.

Возможно, что пользоваться им вы будете только первое время. В дальнейшем знания будет удобнее разделить, например, по тематическим разделам, спискам контентов или разным пространствам.

Шаг 6. Наводим красоту и чистим перышки

На этом этапе процесс переноса данных завершается. Остается лишь привести в порядок уже имеющуюся информацию, а именно:

  • создать свою ролевую модель и распределить права доступа;
  • привязать контенты к тегам и фильтрам;
  • создать новые тематические разделы и выбрать, какие части старой структуры будут на них выводиться;
  • создать новые типы контента и шаблоны под задачи — скрипты, карточки товаров, омниканальные статьи и прочее;
  • проверить работу поиска — быстрые ответы, подсказки, поисковые сниппеты, исправление ошибок в поисковых запросах;
  • попробовать пересобрать интерфейс под то, что больше нравится — открыть набор доступных виджетов и посмотреть, что будет полезным;
  • посмотреть аналитические дашборды, которая система уже начала рисовать.

Советуем вам не пренебрегать последним шагом в проделанной работе: проработав все вышеперечисленные пункты, вы обеспечите ваших сотрудников полноценной функциональностью, а, значит, улучшите качество рабочего процесса и его результата.

На перспективу

Ну, а сейчас — самое время узнать о том, какие еще преимущества помимо миграции имеет InKnowledge:

  • Поиск. Морфологический поиск, поиск по синонимам, поиск при неправильной раскладке, автопродление поисковых запросов, поиск с ошибками/опечатками, показ поисковых снипппетов и т.д.
  • Интерфейс. Создается из набора виджетов, что позволяет видоизменять тематические страницы. Кроме самого контента на них можно добавлять такие виджеты, как Избранное, Новости, Популярные контенты, Опросы и т.д. Виджеты можно менять местами, а также настраивать на показ в зависимости от темы и прав доступа.
  • Ролевая модель. Подразумевает гибкое разделение на функциональные роли (Пользователь, Редактор Администратор) и организационные роли (например, задавать права доступа в зависимости от принадлежности вашего сотрудника к тому или иному отделу в компании).
  • Аналитика. Просмотр аналитической отчетности о работе пользователей с контентом.
  • Мультиязычность. Представление одной статьи на разных языках.
  • Мультисайтовость. Неограниченное количество отдельных «пространств», управление которыми происходит из одного места.
  • Интеграции. Встройки в CRM-системы, Service Desk, подключение чат-ботов и роботов к материалам базы знаний.
  • Омниканальность. Размещение материалов из базы знаний на сайте, в мобильном приложении и других источниках без дублирования. Распределение прав показа содержимого статьи (например, сотрудник компании будет видеть всю статью целиком, а клиент на сайте — только публичную часть этой статьи) и прочие функции, которые упрощают работу с имеющимися знаниями.

Пожалуй, не стоит забывать еще об одном неоспоримом плюсе базы знаний InKnowledge. Она находится в реестре отечественно ПО, успешно выполняет свои задачи в банках, страховых и ИТ компаниях и не подвержена рискам. Желаем вам успехов в работе с InKnowledge!

Об авторе

Редакция сайта

Поиск
Облако меток
8 марта (1)api (5)ISTQB FL (1)IT (1)kpi (1)kpi в тестировании (1)postman (1)Quality lab. Meetup (2)regress тестирование (1)rest api (2)scrum (1)scrumban (1)smoke тестирование (1)soap api (1)sqa days (1)TDD (2)UX-экспертиза (1)won't fix (1)А/Б тестирование (1)День дарения книг (1)День защитника Отечества (1)День рождения ЛК (1)День смеха (1)Мероприятия (2)ПОИНТ (3)Приёмочное тестирование (1)РИТ (1)Эльбрус (1)Юмор (2)автоматизация тестирования (7)аудит (2)аудит тестирования (2)аутсорс (5)баги (4)банковские приложения (1)бесплатный вебинар (1)вакансии (5)варианты использования (1)веб-приложения (1)веб-тестирование (2)верстка (1)галеры_qualitylab (1)граничные значения (1)дедлайн (2)диаграмма Исикавы (1)дополнительные материалы (3)ежемесячный отчет (14)интернет-магазин (1)исследовательское тестирование (2)коммуникации (4)конфликты (2)кроссбраузерное тестирование (1)курсы для тестировщиков (2)лаборатория качества (22)лайф-хаки (4)локализация (1)медицинское ПО (1)международные проекты (1)метрики (3)модель ситуационного лидерства (1)мотивация (3)новый год (3)обеспечение качества (13)обучение (8)онлайн-конференция (1)оптимизация тестирования (12)оффлайн тренинги (1)поздравление (2)поздравления (6)пользовательские истории (1)пример (2)проблемы (3)проектные риски (1)проекты (4)процесс тестирования (24)развитие команды (6)разработчики (1)распределенная команда (3)решения (4)ритейл-приложения (1)сертификация ISTQB FL (1)собеседование (1)специализация (2)с чего начать (2)тест-анализ (2)тестирование (49)тестирование безопасности (3)тестирование для бизнеса (2)тестирование мобильных приложений (2)тестирование серого ящика (1)тестирование требований (1)тестирование черного ящика (1)тестировщики (10)тестовая документация (1)тестовое покрытие (1)тесты (1)техники тест-дизайна (1)требования (1)удаленная работа (1)удобство использования (2)управление проектами (3)управление рисками (1)успехи (6)целевая аудитория (3)юзабилити (3)
Получите совет